Sistem Informasi yang Mendukung Organisasi (ERP, SCM, CRM)

Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem Pemrosesan Transaksi atau Transaction Processing System adalah bagian dari sistem informasi yang merupakan sebuah sistem yang menjalankan dan mencatat transaksi rutin harian yang diperlukan untuk menjalankan bisnis. Contohnya adalah seperti memasukkan pesanan penjualan, pemesanan hotel,penggajian , pencatatan karyawan dan pengiriman.

Tujuan utama dari sistem pada tingkat ini adalah untuk menjawab pertanyaan rutin dan melacak arus transaksi yang melalui organisasi. Pada tingkat operasional, tugas, sumber daya, dan tujuan ditentukan sebelumnya dan sangat terstruktur. Keputusan untuk memberikan kredit kepada pelanggan, contohnya, dilakukan oleh pengawas tingkat yang lebih rendah sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Yang harus ditentukan adalah apakah pelanggan memenuhi kriteria.

Manajer butuh sistem untuk memonitor status operasional internal dan hubungan perusahaan dengan lingkungan eksternal. Sistem Pemrosesan Transaksi juga merupakan pembuat utama informasi bagi jenis sistem lainnya.Sistem Pemrosesan transaksi seringkali sangat penting bagi bisnis sehingga kegagalan sistem selama beberapa jam dapat mengakibatkan kejatuhan perusahaan dan mungkin perusahaan lain yang berhubungan dengannya.

Sistem Informasi Area Fungsional

Sistem Informasi Fungsional adalah sistem informasi yang memberikan informasi kepada kelompok / orang pada bagian tertentu dalam sebuah perusahaan. Ada beberapa jenis Sistem Informasi Fungsional yaitu :

1. Sistem Informasi Akuntansi
2. Sistem Informasi Keuangan
3. Sistem Informasi Manufaktur
4. Sistem Informasi Pemasaran
5. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

• Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Berdasarkan dari berbagai pengertian menurut para ahli, pengertian Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu kombinasi dari berbagai sumber daya yang dirancang untuk memproses data akuntansi dan keuangan yang ada dan mengubahnya menjadi informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk pengambilan keputusan bagi pihak-pihak yang berkepentingan.

• Fungsi Penting Sistem Informasi Akuntansi

Sebagai sebuah sistem informasi, SIA menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi, yang dimana akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi.

Adapun fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
2. Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
3. Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

• Subsistem Sistem Informasi Akuntansi

Subsistem Sistem Informasi Akuntansi (SIA) terdiri dari 5 sistem, yaitu :

1. Sistem Pengeluaran (Expenditure System) : Segala peristiwa yang berhubungan dengan usaha mendapatkan sumber-sumber ekonomis yang diperlukan oleh perusahaan, baik berupa barang ataupun jasa, baik pemasok dari luar maupun dari karyawan didalam perusahaan.
2. Sistem Pendapatan (Revenue System) : Berhubungan dengan penjualan barang atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan kepada konsumen dan mendapatkan pembayaran dari mereka.
3. Sistem Produksi (Production System) : Berhubungan dengan pengumpulan, penggunaan dan pengubahan bentuk suatu sumber ekonomi.
4. Sistem Manajemen Sumber Daya (Resouces Management System) : Meliputi peristiwa-peristiwa yang berkaitan dengan manajemen dan pengendalian sumber daya seperti investasi dan aktiva tetap (fasilitas).
5. Sistem Buku Besar dan Laporan Keuangan (General Ledger and Financial Accounting) : Berhubungan dengan laporan rekaman keuangan dalam waktu tertentu, misalnya seperti laba/rugi, arus kas, dll.

• Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Mulyadi (2001, pp19-20), sistem informasi memiliki empat tujuan umum dalam penyusunannya, yaitu :

1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

Sedangkan menurut Hall (2001, p18), mengatakan pada dasarnya tujuan disusunnya sistem informasi akuntasi adalah :

1. Untuk mendukung fungsi kepengurusan (stewardship) manajemen.
2. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen.
3. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari.

• Siklus-Siklus Pemrosesan Transaksi

Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan, yaitu :

1. Siklus pendapatan : Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan.
2. Siklus pengluaran : Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.
3. Siklus produksi : Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa.
4. Siklus keuangan : Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan peroleh dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.

• Peran Akuntan dalam Hubungannya dengan Sistem Informasi Akuntansi

International Federation of Accountants (IFAC) menerbitkan sebuah laporan, pedoman 11, “Teknologi Informasi didalam Kurikulum Akuntansi,” yang mengidentifikasi beberapa peran dimana akuntan menggunakan teknologi informasi, diantaranya :

1. Pengguna

Para akuntan menggunakan sistem akuntansi untuk semua fungsi yang dibahas sebelumnya (menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin, dll).

2. Manajer

Akuntan bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.

3. Konsultan

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi dibanyak bidang, termasuk sistem informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntansi internasional, akuntansi lingkungan, dan akuntansi forensik.

4. Evaluator

Akuntan menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akuntansi. Pada bagian ini, akan dilihat akuntan sebagai seorang :

1. Auditor Internal

Auditor internal mengevaluasi berbagai unit didalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misinya secara efisien dan efektif.

1. Auditor Eksternal

Perusahaan membayar kantor akuntan publik untuk mengaudit laporan keuangan para akuntan untuk memenuhi ketentuan hukum dan untuk menambahkan kredibilitas atas laporan keuangan para akuntan.

1. Penyedia Jasa Assurance (pemberi keyakinan) lainnya.

Para akuntan memperluas peran mereka sebagai ava-luator dengan menyediakan berbagai macam jasa assurance (assurance service).

5. Penyedia Jasa Akuntansi dan Perpajakan

Akuntan menggunakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan peranti lunak perpajakan guna memberikan jasa perpajakan untuk klien-klien mereka.

2. Sistem Informasi Keuangan : menyediakan informasi laporan transaksi dalam perusahaan

• Pengertian Sistem Informasi Keuangan

Berdasarkan dari berbagai pengertian menurut para ahli, sistem Informasi Keuangan adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai di seluruh perusahaan. Sistem Informasi Keuangan juga merupakan bagian dari sistem informasi manajemen yang digunakan untuk memecahkan masalah-masalah keuangan perusahaan.

• Tugas Pokok Sistem Informasi Keuangan

Terdapat 3 tugas pokok untuk sistem informasi keuangan, yaitu :

1. Mengidentifikasi kebutuhan uang yang akan datang,
2. Membantu perolehan dana tersebut, dan
3. Mengontrol penggunaan dana.

• Tujuan Sistem Informasi Keuangan

Adapun beberapa tujuan dari Sistem Informasi Keuangan adalah sebagai berikut :

1. Meningkatkan kualitas pelaporan keuangan agar akurat, tepat waktu dan dapat dipertanggung jawabkan yang mampu menghubungkan kantor cabang ke kantor pusat.
2. Mendukung efisiensi, efektifitas dan kelancaran penyusunan laporan keuangan
3. Sebagai upaya mencapai peningkatan laporan keuangan.

• Model Sistem Informasi Keuangan

Ketiga tugas pokok tersebut ditampilkan sebagai subsistem output dalam sistem informasi keuangan. Sistem biasanya mempunyai pengaturan yang sama dengan yang digunakan untuk sistem informasi pemasaran dan manufaktur.

1. Komponen input sistem informasi keuangan terdiri dari subsistem audit internal, sistem informasi akuntansi/pemrosesan data, subsistem intelejen keuangan.
2. Komponen output sistem informasi keuangan terdiri dari subsistem peramalan, subsistem manajemen dana, subsistem pengendalian.

• Subsistem Model Sistem Informasi Keuangan
• Subsistem Input

Terdapat tiga subsistem input yaitu : subsistem akuntansi/pemrosesan data, subsistem audit internal, dan subsistem intelegensi keuangan.

• Subsistem Informasi Akuntansi, menyediakan data input bagi aplikasi keuangan.
• Subsistem Audit Internal, membantu SIA dalam menyediakan data dan informasi internal dengan penelitian khusus yang dilakukan auditor.
• Subsistem Intelejen Keuangan, mengumpulkan informasi dari elemen – elemen lingkungan yang mempengaruhi arus uang masyarakat keuangan, pemegang saham dan pemilik serta pemerintah.
• Subsistem Output

Terdapat tiga subsistem output yaitu : subsistem peramalan, subsistem manajemen dana, dan subsistem pengendalian.

• Subsistem Peramalan, melakukan peramalan jangka panjang (misal 5 – 10 tahun kedepan) untuk menyediakan dasar bagi perencanaan dasar bagi perencanaan strategis.
• Subsistem Manajemen Dana, berkaitan dengan arus uang melalui perusahaan.
• Subsistem Pengendalian, menyiapkan anggaran operasi tahunan dan kemudian menyediakan informasi umpan balik kepada manajer sehingga mereka dapat memantau biaya aktual dibandingkan dengan anggaran.

• Proses Penganggaran

Proses penyusunan anggaran terdiri atas sejumlah keputusan semi terstruktur. Ada tiga pendekatan yang dapat dilakukan perusahaan dalam menyusun anggarannya yaitu top-down, bottom-up, dan partisipatif.

1. Pendekatan Top-Down

Bila dilakukan top-down, eksekutif perusahaan menentukan jumlah anggaran yang kemudian penentuannya dibebankan kepada tingkat dibawahnya. Rasionalisasi pelaksanaan pendekatan adalah eksekutif mempunyai pemahaman yang paling baik mengenai tujuan jangka panjang perusahaan dan dapat mengalokasikan dana yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan.

1. Pendekatan Bottom-Up

Bila dilakukan pendekatan bottom-up, proses penyusunan anggaran dimulai dari tingkat paling bawah dan naik ke atas. Logikanya adalah orang yang berada pada tingkat bawah adalah yang paling dekat dengan tindakan dan paling dapat menentukan kebutuhan sumbernya.

1. Pendekatan Partisipatif

Karena adanya kelemahan dari pendekatan top-down dan bottom-up tersebut, maka yang paling umum yang dilakukan adalah proses penyusunan anggaran partisipatif. Yaitu, orang akan menerima dana turut ambil bagian dalam penyusunan jumlah dana tersebut. Ini adalah pendekatan give and take, yakni bahwa manajer pada berbagai tingkat melakukan negosiasi untuk menyusun anggaran agar semuanya mendapat kepuasan.

3. Sistem Informasi Manufaktur : mendukung perencanaan,kontrol dan pemecahan masalah yang memliki hubungan dengan barang / jasa yang dihasilkan.

• Pengertian Sistem Informasi Manufaktur

Manufaktur, dalam  arti  yang  paling  luas,  adalah  proses  merubah  bahan  baku  menjadi produk.  Proses ini meliputi : perancangan  produk,  pemilihan  material  dan  tahap‐tahap  proses dimana produk tersebut dibuat.

Definisi manufaktur secara umum adalah  suatu  aktifitas  yang  kompleks  yang melibatkan  berbagai  variasi  sumberdaya  dan  aktifitas    perancangan  produk,  pembelian, pemasaran,  mesin  dan  perkakas,  manufacturing,  penjualan,  perancangan  proses,  production control, pengiriman material, support service, dan customer service.

Sistem Informasi Manufaktur  adalah  suatu  sistem  berbasis  komputer  yang  bekerja dalam  hubungannya  dengan  sistem  informasi  fungsional  lainnya  untuk  mendukung manajemen  perusahaan  dalam  pemecahan  masalah  yang  berhubungan  dengan  manufaktur produk perusahaan yang pada dasarnya tetap bertumpu pada input, proses dan output. Sistem ini digunakan untuk mendukung fungsi produksi yang meliputi seluruh kegiatan yang terkait dengan perencanaan dan pengendalian proses untuk memproduksi barang atau jasa.

• Manfaat Sistem Informasi Manufaktur

Manfaat digunakannya sistem informasi manufaktur di dalam perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Hasil produksi perusahaan lebih cepat dan tepat waktu karena sistem informasi manufaktur menggunakan komputer sebagai alat prosesnya.
2. Setiap komponen data dalam sistem informasi manufaktur dapat menunjang proses pengolahan untuk menjadi informasi yang berguna bagi departemen persediaan, departemen produksi dan juga departemen kualitas sehingga keuntungan yang diperoleh perusahaan lebih meningkat karena informasi yang diperoleh adalah informasi yang akurat dan terpercaya.
3. Arsip lebih terstruktur karena menggunakan sistem database.
4. Dengan menggunakan sistem informasi manufaktur yang berupa fisik robotik, hasil produksi semakin cepat, tepat dan berkurangnya jumlah sisa bahan yang tidak terpakai.

• Input Data / Informasi dalam Model Sistem Informasi Manufaktur

Input data berupa data internal dan data eksternal, data internal merupakan data intern system keseluruhan yang mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang berguna. Data ini meliputi sumber daya manusia (SDM),  material,  mesin,  dan hal  lainnya  yang  mendukung proses  secara  keseluruhan  seperti  transportasi, spesifikasi  kualitas  material,  frekuensi perawatan, dan lain-lain.

Data Eksternal perusahaan merupakan data yang berasal dari luar perusahaan (environment) yang mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang berguna untuk perhitungan cost dalam manufaktur mulai dari awal hingga akhir proses. Contoh data eksternal adalah data pemasok (supplier), kebijakan pemerintah tentang UMR, listrik, dll.

• Subsistem Model Sistem Informasi Manufaktur
• Subsistem Input

Sub sistem input terdiri dari :

1. Subsistem Informasi Akuntansi

Mengumpulkan data intern yang  menjelaskan  operasi  manufaktur  dan  data  lingkungan yang  menjelaskan  transaksi  perusahaan  dengan  pemasok. Sebagai contoh,  pegawai produksi memasukan data ke dalam terminal dengan menggunakan kombinasi media yang dapat dibaca mesin dan keyboard. Media berbentuk dokumen dengan bar code yang dapat dibaca  secara  optik  atau  dengan  tanda  pensil  yang  dapat  dibaca  secara  optik,  dan  kartu plastik dengan garis‐garis catatan yang dapat dibaca secara magnetis. Setelah dibaca data tersebut ditransmisikan kekomputer pusat untuk memperbarui database.

1. Subsistem Industri Engineering (IE)

Industrial Engineering merupakan analisis sistem yang terlatih khusus yang mempelajari operasi  manufaktur  dan  membuat  saran‐saran  perbaikan.  Industrial engineering terdiri dari  proyek‐proyek  pengumpulan  data  khusus  dari  dalam  perusahaan  yang  menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk suatu produksi.

1. Subsistem Intelijen Manufaktur

Subsistem  intelijen  manufaktur  berfungsi  agar  manajemen  manufaktur  tetap  mengetahui perkembangan terakhir mengenai sumber-sumber pekerja, material  dan mesin. Adapun yang termasuk dalam sub sistem intelijen manufaktur adalah :

1. Informasi pekerja, manajemen manufaktur  harus  memperhatikan  serikat  pekerja  yang mengorganisasikan  para  pekerja    Baik  dalam  sistem  kontrak, tak  berjangka maupun borongan.
2. Sistem formal, manajemen manufaktur  memulai  arus  informasi  pekerja  dengan menyiapkan permintaan pekerja yang dikirimkan ke departemen sumber daya manusia dan  data dari berbagai elemen lingkungan yang menghubungkan kepada pihak pelamar.
3. Sistem informal, arus informasi  antar  pekerja  dan  manajemen  manufaktur  sebagaian besar bersifat informal arus itu berupa kontak harian antara pekerja dan manajer mereka.

Kegiatan‐kegiatan yang terjadi di dalam intelijen manufaktur :

• Pengumpulan (pendokumentasian) data dari lingkungan.
• Pengujian data.
• Pemeliharaan data, untuk menjamin akurasi dan kemutakhiran data.
• Keamanan data, untuk menghindari kerusakan serta penyalahgunaan data.
• Pengambilan data dalam bentuk laporan, untuk memudahkan pengolahan  data yang lain.
• Subsistem Output

Subsistem output adalah informasi  yang  dihasilkan  dari  hasil  pengolahan  data  yang  dapat  dibagi  menjadi  3 bagian yaitu produksi, persediaan dan kualitas, dimana ketiganya ini tidak meninggalkan unsur biaya yang terjadi di dalamnya.

Subsistem Produksi

Subsistem produksi dalah  segala  hal  yang  bersangkutan  dengan  proses  yang  terjadi  disetiap  divisi  kerja ataupun departemen yang mengukur produksi dalam hal waktu, menelusuri arus kerja dari satu langkah ke langkah berikutnya.

Subsistem Persediaan

Tingkat persediaan perusahaan  sangat  penting  karena  menggambarkan  investasi  yang besar dimana suatu barang dipengaruhi oleh jumlah unit yang dipesan dari pemasok setiap kalinya,  dan  tingkat  persediaan  rata-rata  dapat  diperkirakan  dari  separuh  kuantitas pesanan  ditambah  safety  stock.  Subsistem  persediaan  memberikan  jumlah  stok,  biaya holding, safety stock , dan lain-lain berdasarkan hasil pengolahan data dari input,  biasanya memiliki proses pembelian (purchasing) dan penyimpanan (inventory). Dan fungsi dari sub sistem persediaan adalah mengukur volume aktifitas produksi saat persediaan diubah dari bahan mentah menjadi bahan jadi.

Subsistem Kualitas

Subsistem kualitas adalah semua hal yang berhubungan dengan kualitas,  baik  waktu,  biaya,  performa  kerja, maupun  pemilihan  supplier.  Fungsi dari sub sistem kualitas  adalah  mengukur  kualitas material  saat  material  diubah.  Banyak hal lain yang bukan  unsur  mutlak  kualitas  namun perlu  masuk  dalam  unsur  kualitas  seperti  proses  (Process Control), Perawatan (Maintenance),  dan  Spesifikasi  (Specification)  baik  produk  jadi maupun  material. Sub sistem kualitas mempunyai pendekatan khusus untuk meningkatkan kualitas produksinya dengan  menggunakan  total  quality  management  (TQM)  yaitu  manajemen  keseluruhan perusahaan  sehingga  perusahaan  unggul  dalam  semua  dimensi  produk  dan  jasa  yang penting bagi semua pelanggan. Keyakinan dasar yang melandasi TQM adalah :

• Kualitas ditentukan oleh pelanggan dan manajemen yang digunakan.
• Kualitas dicapai oleh manajemen.
• Kualitas adalah seluruh tanggung jawab seluruh penghuni perusahaan.

Subsistem Biaya

Komponen biaya termasuk dalam semua subsistem yang ada. Tujuan perusahaan manufaktur secara umum adalah mencapai keuntungan dari hasil penjualan produknya. Oleh karena itu, sebuah sistem informasi tidak akan pernah terlepas unsur biaya yang terjadi di dalamnya. Sub sistem biaya berfungsi untuk mengukur biaya yang terjadi selama proses produksi terjadi. Unsur‐unsur pengendalian biaya ada dua yaitu standar kerja yang baik dan sistem untuk melaporkan rincian kegiatan saat terjadinya proses produksi yang akurat.

Sub sistem biaya dibagi menjadi dua yaitu :

• Biaya Pemeliharaan (Biaya penyimpanan), biasanya dinyatakan sebagai presentase biaya tahunan dari barang, mencakup kerusakan, pencurian, keusangan, pajak dan asuransi.
• Biaya Pembelian, mencakup biaya‐biaya yang terjadi saat material dipesan, waktu pembelian, biaya telp, biaya sekretaris, biaya formulir pesanan pembelian dan sebagainya.

4. Sistem Informasi Pemasaran : menyelesaikan aktivitas pemasaran

Pengertian Sistem Informasi Pemasaran

Suatu sistem berbasis komputer yang bekerja sama dengan sistem informasi fungsional lain untuk mendukung manajemen perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan pemasaran produk perusahaan.

Sistem informasi fungsional mencerminkan sistem fisik perusahaan

Prinsip Pemasaran

Pemasaran terdiri dari kegiatan perorangan dan organisasi yang memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran yang memuaskan dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan, pendistribusian, promosi, penentuan harga barang, jasa dan gagasan.

Arus Informasi Kotler

Keterangan:

• Intelijen Pemasaran, informasi yang mengalir ke perusahaan dari lingkungan.
• Informasi Pemasaran Intern, informasi yang dikumpulkan didalam perusahaan.
• Komunikasi Pemasaran, informasi yang mengalir keluar dari perusahaan ke lingkungan.

Model Sistem Informasi Pemasaran

Subsistem Input Pemasaran

1. Sistem Informasi Akuntansi

Menyediakan catatan penjualan yang terinci, yang dapat menjadi dasar untuk Pembuatan Laporan. Digunakan untuk aplikasi pengolahan data. Data digunakan untuk menyediakan informasi dalam bentuk Laporan Khusus dan Laporan Periodik atau Model Matematika.

2. Subsistem Penelitian Pemasaran

Mengumpulkan data mengenai segala aspek operasi pemasaran penjualan, terutama aspek-aspek yang berkaitan dengan pelanggan atau calon pelanggan. Terdapat 2 jenis data yang dikumpulkan: Data Primer dan Data Sekunder.

3. Subsistem Intelijen Pemasaran

Mengumpulkan data dan informasi mengenai pesaing perusahaan. Pemasaran tidak bertanggung jawab untuk membuat arus keluar bagi pesaing tetapi membuat arus masuk.

Tugas-tugas dasar Intelijen:

Subsistem Output Pemasaran

1. Subsistem Produk

Semua software yang menginformasikan manajer mengenai produk tersebut. Tugas manajer pemasaran adalah mengembangkan strategi dan taktik untuk tiap unsur bauran pemasaran dan kemudian mengintegrasikannya menjadi suatu rencana pemasaran yang menyeluruh. Suatu kerangka kerja yang disebut siklus hidup produk mengarahkan manajer dalam membuat keputusan, mulai dari menelusuri penjualan suatu produk sampai dengan memastikan apakah produk tersebut diterima dipasaran atau tidak.

2. Subsistem Tempat

Berbagai saluran distribusi digunakan perusahaan untuk menyalurkan produknya ke konsumen.

3. Subsistem Promosi

Memberitahukan manajer mengenai penjualan langsung dan periklanan.

4. Subsistem Harga

Semua informasi mengenai harga produk tertentu.

Terdapat 2 pendekatan :

• Penentuan harga berdasarkan Biaya, menentukan biaya-biaya yang dikeluarkan dan menambahkan mark-up yang diinginkan. Jika perusahaan memiliki SIA yang baik, ketersediaan data biaya yang akurat membuat tugas subsistem harga menjadi lebih mudah untuk mendukung penentuan harga berdasarkan biaya.
• Penentuan harga berdasarkan Permintaan, yang menetapkan harga sesuai dengan nilai yang ditempatkan oleh konsumen terhadap produk. Kunci pendekatan ini adalah memperkirakan permintaan dengan tepat. Ini memerlukan pemahaman yang baik tentang konsumen serta pasar, termasuk keadaan ekonomi dan persaingan.

5. Subsistem Bauran Terintegrasi

Memungkinkan manajer mengembangkan strategi pemasaran.

5. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia : aktivitas manajemen personalia

Pengertian Sisten Informasi SDM

Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang bertugas untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai.

Fungsi SDM

Sumber Daya Manusia merupakan departemen atau divisi yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisas atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya menusia seperti perekrutan, penerimaan, pendidikan, pelatihan, manajemen data, penghentian, dan administrasi tunjangan. Sumber daya manusia adalah faktor produksi yang kompleks apabila dibandingkan dengan factor produksi lainnya. Manusia memiliki, kemauan, keinginan, cita-cita, dan emosi. Tidaklah demikian dengan sumber daya lainnya.

Kegiatan Utama SDM

1. Perekrutan dan Penerimaan

Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak dan menetapkan sejumlah orang dari dalam maupun dari luar perusahaan sebagai calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan dalam perencanaan sumber daya manusia.

Merekrut pegawai adalah pekerjaan klasik yang sudah ada dan dilakukan baik untuk keperluan pribadi atau keluarga maupun perusahaan. Pekerjaan ini memang dapat dilakukan begitu saja tanpa ilmu manajemen tertentu, hanya berdasarkan intuisi apakah seseorang yang akan direkrut baik atau tidak attitudenya dan cocok atau tidak dengan jenis pekerjaannya.

Dalam melakukan proses rekrutmen, ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar rekrutmen tersebut menjadi efektif, yaitu:

1. Posisi atau jabatan yang diperlukan untuk diisi; apakah untuk level managerial atau untuk level staff.
2. Sebutkan gender yang diinginkan termasuk juga statusnya.
3. Rentang usia biasanya terkait erat dengan pengalaman kerja dan tingkah laku.
4. Pengalaman yang dibutuhkan oleh perusahaan dari calon karyawan yang berpengaruh pada keahlian, kemampuan, dan pengetahuan.
5. Perhatikan riwayat pengalaman kerja calon karyawan, sesuai dengan bidang usaha yang kita inginkan.
6. Penampilan juga turut menentukan.
7. Tempat tinggal calon karyawan dari kantor kita.

Agar proses perekrutan karyawan menjadi efektif dan efisien, perlu diperhatikan tiga aspek penting.

2. Pendidikan dan Pelatihan

Pendidikan dan pelatihan memiliki fungsi untuk menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal

Pendidikan dan pelatihan digunakan untuk :

1. Mendapatkan kualitas dan kuantitas pegawai yang tepat yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Memberikan informasi kepada pegawai sehingga dapat menambah pengetahuan dan keterampilan.
3. Memberikan pengertian tentang kewajiban dan tanggung jawab dari suatu jabatan dan tentang tugas-tugas yang terkandung dalam tiap jabatan, serta bagaimana melaksanakan tugas tersebut.

Agar menyediakan Pelatihan yang baik untuk karyawan yang berpendidikan tinggi dan untuk karyawan yang berpendidikan rendah maka perusahaan harus memberikan suatu fasilitas. Hal ini dilakukan agar karyawan yang berpendidikan rendah dapat memperoleh pendidikan tinggi dan karyawan yang berpendidikan tinggi dapat lebih meningkatkan kemampuannya.

3. Manajemen Data

Manajemen data adalah suatu kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut sehingga data tersebut dapat digunakan sebagai sumber informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi semua yang membutuhkan.

4. Penghentian dan Administrasi Tunjangan

Kegiatan penghentian berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi yang disebabkan karena banyak hal seperti habisnya masa kontrak, pensiun, meninggal, atau karena suatu kesalahan yang menyebabkan seorang pegawai harus diberhentikan.

Sedangkan administrasi tunjangan suatu kegiatan di dalam perusahaan yang bertugas untuk mengelola tunjangan-tunjangan yang harus diberikan kepada pegawai yang masih bekerja maupun pagawai yang sudah pensiun.

Model Sistem Informasi SDM

Penjelasan :

Sistem informasi sumber daya manusia memperoleh data-data dari berbagai sumber. Data-data yang masuk berasal dari sumber internal (Sinformasi Akuntansi dan Subsistem Penelitian SDM) dan sumber eksternal (Subsistem Inteligen SDM). Kemudian semua data dimasukan ke dalam suatu database yang nantinya akan dikelola menjadi sebuah informasi yang lebih bermanfaat. Informasi yang telah dihasilkan kemudian dimanfaatkan oleh Subsistem Angkatan kerja, Subsistem Perekrutan, Subsistem Manajemen Angkatan Kerja, Subsistem Kompensasi, Subsistem Tunjangan, dan Subsistem Pelaporan Lingkungan untuk disalurkan atau diberikan kepada para pemakai yang membutuhkan informasi tersebut.

Subsistem Input Sistem Informasi SDM

Sumber Internal

Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi yang berguna bagi semua pemakai baik di dalam maupun di luar perusahaan.

Pada subsistem input sistem informasi SDM ini, data yang diolah terdiri dari data personil dan data keuangan.

Subsistem Penelitian SDM

Sistem ini bertugas mengumpulkan data melalui kegiatan penelitian khusus seperti:

Penelitian Suksesi

Melakukan penelitian apakah seorang pegawai telah berhasil mencapai kesuksesan dalam bidangnya.

Analisis dan Evaluasi Jabatan

Melakukan penelitian apakah seorang pegawai telah melaksanakan tanggung jawab ataupun tugas-tugasnya sesuai dengan jabatan masing-masing.

Penelitian Keluhan

Mengumpulkan data-data berupa keluhan para pegawai tentang pekerjaan mereka agar pegawai tersebut bisa bekerja dengan lebih maksimal dan tidak mengalami kebosanan.

Sumber Eksternal

Subsistem Intelligen SDM

Sistem yang bertugas menjelaskan fungsi yang berhubungan dengan pengumpulan data dari elemen-elemen di lingkungan luar perusahaan khususnya elemen-elemen yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan.

Elemen-elemen ini meliputi :

• Pemerintah

Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

• Pemasok

Sebagai contoh perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru.

Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.

• Pelanggan

Pelanggan memeberikan data dan informasi berupa kepuasan mereka akan pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. Apakah pegawai perusahaan memberikan pelayanan yang baik atau tidak.

• Serikat Pekerja

Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

Database Sistem Informasi SDM

Data yang diperoleh dari subsistem input SISDM dimasukkan ke dalam suatudatabase yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut untuk diolah lebih lanjut agar menghasilkan informasi yang lebih bermanfaat. Database SISDM bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan luar perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

Subsistem Output Sistem Informasi SDM

Subsistem Angkatan Kerja

Bertugas melakukan kegiatan mengidentifikasi pengetahuan dan keahlian seorang pegawai yang dibutuhkan oleh perusahaan di masa yang akan datang sehingga kualitas perusahaan untuk selanjutnya dapat lebih ditingkatkan lagi.

Subsistem Perekrutan

Bertugas melakukan kegiatan perekrutan atau seleksi terhadap calon pegawai yang nantinya akan menjadi pegawai di perusahaan tersebut. Kegiatan perekrutan dilakukan untuk mencari pegawai yang memiliki keahlian berdasarkan data-data yang telah ditetapkan oleh subsistem angkatan kerja sehingga pegawai yang diperoleh dapat memenuhi permintaan perusahaaan.

Subsistem Managemen Angkatan Kerja

Bertugas mengatur dan mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi atau perusahaaan. Informasi–informasi yang diberikan oleh subsistem ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, dan kedisiplinan pegawai.

Subsistem Kompensasi

Bertugas melakukan proses penggajian terhadap pegawai perusahaan dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, serta perhitungan gaji dan bonus.

Subsistem Tunjangan

Bertugas memberikan tunjangan bagi pegawai yang masih bekerja maupun pegawai yang sudah pensiun seperti tunjangan hari raya dan tunjangan pensiun.

Subsistem Pelaporan Lingkungan

Bertugas melaporkan Informasi–informasi yang berhubungan dengan keluhan–keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

Enterprise Resource Planning (ERP)

Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)

Secara sederhana, Enterprise Resource Planning atau ERP adalah sistem perangkat lunak (software) yang mengintegrasikan manajemen data dan informasi dari keseluruhan fungsional perusahaan yang meliputi keunagan, accounting, produksi, penjualan, pembelian, human resources dan fungsi-fungsi lainnya. Fungsi-fungsi tersebut terpisah oleh modul-modul perangkat lunak, namun saling terhubung dengan satu pusat data yang terintegrasi. Dengan banyaknya fungsionaal yang terlibat di dalamnya, ERP menjadi sistem yang bersifat enter once, use many ways. Artinya, pengguna hanya menggunakan satu akses ke dalam sistem dan akan mendapatkan tampilan serta hak akses sesuai dengan peran dan tanggung jawab (role & responsibilities) yang diberikan oleh perusahaan.

Untuk mendapat gambaran yang lebih luas mengenai ERP, berikut adalah beberapa pengertian ERP menurut para ahli.

1. Menurut Daniel E. O’ Leary dalam bukunya Enterprise Resource Planning Systems (Systems, Life Cycle, Electronic Commerce and Risk), ERP adalah paket software powerful yang memungkinkan perusahaan mengintegrasikan berbagai fungsi yang terpisah.
2. Menurut James Hall dalam bukunya Accounting Information Systems (Buku 1, Edisi 13, Halaman 45), ERP adalah model sistem informasi yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis utamanya.
3. Menurut Ellen Monk dan Bret Wagner dalam bukunya Concept in Enterprise Resource Planning (Third Edition, halaman 1), program ERP adalah core software yang digunakan perusahaan untuk mengkoordinasi informasi pada setiap area bisnis. Program Erp membantu untuk mengelola proses bisnis perusahaan secara luas menggunakan satu database dan satu sistem pelaporan manajemen.

 Pentingnya ERP

Kebutuhan akan ERP dalam perusahaan muncul dikarenakan kekurangan dari model sistem informasi tradisional yang bersifat terpisah, yaitu:

1. Banyaknya duplikasi atau redudansi data karena sistem yang dimiliki masing-masing fungsional berbeda dan tidak terintegrasi.
2. Pihak manajemen dan strategis kesulitan mendapatkan informasi yang melibatkan data dari berbagai fungsional bisnis karena diperlukan proses untuk mengintegrasikan data-data yang ada.
3. Data yang bersifat terpisah memiliki resiko tidak valid yang tinggi.
4. Pengguna yang harus mengakses sistem dari beberapa fungsional bisnis direpotkan oleh banyaknya akun yang perlu diingat untuk mengakses masing-masing sistem serta model user interface yang terkadang berbeda pada masing-masing sistem sehingga perlu dipelajari secara khusus.

 Manfaat ERP

Pemanfaatan ERP secara tepat akan memberikan keuntungan dan nilai lebih bagi perusahaan, antara lain:

1. Sistem yang terintegrasi akan memberikan tingkat data valid yang lebih tinggi serta menghilangkan duplikasi atau redudansi data.
2. Informasi yang diperlukan perusahaan dapat diperoleh dengan lebih cepat, bahkan secara real time.
3. Hanya ada satu portal akses sistem bagi seluruh pengguna dan menyajikan user interface yang cenderung sama sehingga pengguna lebih mudah menggunakannya.
4. Pemanfaatan sistem yang terintegrasi akan menjadikan proses bisnis lebih cepat dan bersifat paperless karena dihilangkannya beberapa proses manual yang tidak diperlukan lagi.
5. Kontrol terhadap keamanan, ketersediaan dan kehandalan sistem menjadi lebih mudah karena semua sistem yang digunakan masing-masing fungsional telah terintegrasi.

 Sistem ERP

Seiring berkembangnya dunia teknologi informasi, sistem ERP juga semakin maju. Bahkan saat ini, sistem ERP dapat diakses melalui berbagai perangkat mobile dari luar perusahaan melalui internet, sehingga dapat dijangkau oleh pengguna kapanpun dan dimanapun mereka berada. Hal ini tentunya juga diiringi oleh semakin majunya mekanisme keamanan dari sistem tersebut.

Bentuk ERP pada setiap perusahaan akan berbeda sesuai dengan kebutuhan dan scope dari perusahaan tersebut. Perusahaan dapat membuat ERP mereka sendiri, melibatkan developer atau membeli produk ERP yang sudah disediakan oleh beberapa perusahaan, seperti Oracle, SAP, Microsoft, dan lainnya.

Supply Chain Management (SCM)

Supply Chain Management adalah serangkaian kegiatan yang meliputi Koordinasi, penjadwalan dan pengendalian terhadap pengadaan, produksi, persediaan dan pengiriman produk ataupun layanan jasa kepada pelanggan yang mencakup administasi harian, operasi, logistik dan pengolahan informasi mulai dari pelanggan hingga ke pemasok.

Sedangkan untuk definisi lainnya yang lebih sederhana, Supply Chain Management atau Manajemen Rantai Pasokan adalah Mekanisme yang menghubungkan semua pihak yang bersangkutan dan kegiatan yang terlibat dalam mengkonversikan bahan mentah menjadi barang jadi. Pihak yang bersangkutan ataupun kegiatan yang dimaksud tersebut bertanggung jawab untuk memberikan barang-barang jadi hasil produksi kepada pelanggan pada waktu dan tempat yang tepat dengan cara yang paling efisien.

Jadi pada dasarnya, Supply Chain Management atau Manajemen Rantai Pasokan merupakan cabang manajemen yang melibatkan Pemasok, Pabrik atau Manufakturer, penyedia logistik dan tentunya yang paling adalah pelanggan.

Proses Manajemen Rantai Pasokan

Berikut ini adalah Proses Manajemen Rantai Pasokan yang dilibatkan dalam Manajemen Rantai Pasokan atau Supply Change Magement (SCM) ini.

Pelanggan (Customer)

Pada sebagian besar industri Manufakturing, Pelanggan atau customer merupakan mata rantai pertama yang memberikan pesanan (order), terutama pada perusahaan yang berorientasi OEM (Original Equipment Manufacturer). Pelanggan memutuskan untuk membeli produk yang ditawarkan oleh perusahaan yang bersangkutan dengan menghubungi departemen penjualan (sales) perusahaan tersebut. Informasi penting yang terdapat dalam pesanan tersebut diantaranya seperti Tanggal Pengiriman Produk dan Jumlah yang diinginkan untuk Produk yang dipesannya.

Perencanaan (Planning)

Setelah Pelanggan membuat pesanan yang diinginkannya, departemen Perencanaan (Planning Dept) akan mempersiapkan Perencanaan Produksi untuk memproduksi produk yang dibutuhkan oleh Pelanggan. Pada tahap ini, Departemen Perencanaan juga menyadari akan adanya kebutuhan terhadap bahan mentah dan bahan-bahan pendukungnya.

Pembelian (Purchasing)

Setelah menerima Perencanaan Produksi, dalam hal ini adalah kebutuhan terhadap bahan mentah dan bahan-bahan pendukungnya, Departemen Pembelian atau Purchasing Department akan melakukan pemesanan bahan mentah dan bahan pendukungnya serta menetapkan tanggal penerimaan dan jumlah  yang dibutuhkan.

Persediaan (Inventory)

Bahan mentah dan bahan pendukung yang telah diterima oleh pabrik akan diperiksa kualitas dan ketepatan jumlahnya kemudian disimpan di dalam Gudang untuk kebutuhan produksi.

Produksi (Production)

Bagian Produksi akan menggunakan bahan mentah dan bahan pendukung yang dipasok oleh pemasok tersebut untuk melakukan proses produksi hingga menghasilkan barang jadi yang dibutuhkan oleh pelanggan.  Barang Jadi yang telah diproduksi ini kemudian dimasukan ke gudang dan siap untuk dikirimkan ke pelanggan sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

Transportasi (Transportation)

Departement Pengiriman atau Shipping Department akan mengatur waktu keberangkatan barang jadi (Finished Products) yang di Gudang tersebut sesuai dengan jadwal yang diinginkan oleh pelanggan.

Customer Relationship Management (CRM)

CRM atau Customer Relationship Management merupakan strategi dan usaha untuk menjalin hubungan dengan pelanggan dan memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan. Dengan memanfaatkan CRM, perusahaan akan mengetahui apa yang diharapkan dan diperlukan pelanggannya sehingga akan tercipta ikatan emosional yang mampu menciptakan hubungan bisnis yang erat dan terbuka serta komunikasi dua arah di antara mereka.Dengan demikian kesetiaan pelanggan dapat dipertahankan dan tidak mudah berpindah ke lain produk dan merek.

CRM mendukung suatu perusahaan untuk menyediakan pelayanan kepada pelanggan secara real time dengan menjalin hubungan dengan tiap pelanggan yang berharga melalui penggunaan informasi tentang pelanggan. Berdasarkan apa yang diketahui dari pelanggan, perusahaan dapat membuat variasi penawaran, pelayanan, program, pesan, dan media. Melalui sistem yang menerapkan CRM, perusahaan membentuk hubungan yang lebih dekat dengan pelanggan, dimana perusahaan dapat mengetahui kebutuhan pelanggan dan menyediakan pilihan produk atau layanan yang sesuai dengan permintaan mereka.

CRM didefinisikan sebagai integrasi dari strategi penjualan, pemasaran, dan pelayanan yang terkoordinasi. CRM menyimpan informasi pelanggan dan merekam seluruh kontak yang terjadi antara pelanggan dan perusahaan, serta membuat profil pelanggan untuk staf perusahaan yang memerlukan informasi tentang pelanggan tersebut.

 Dasar – Dasar CRM

Mengambil data input berupa data profile dari semua pelanggan (customer) dan memberikan informasi yang sesuai kepada klien berupa informasi tentang customer history, kebutuhan-kebutuhan pasar dan isu-isu lain seputar perkembangan pasar.

Dalam perkembangannya, CRM bisa didefinisikan sebagai berikut :

1. CRM adalah sebuah istilah industri TI untuk metodologi, strategi, perangkat lunak (software) dan atau aplikasi berbasis web yang mampu membantu sebuah perusahaan untuk mengelola hubungannya dengan para pelanggan.
2. CRM adalah usaha sebuah perusahaan untuk berkonsentrasi menjaga pelanggan dengan mengumpulkan segala bentuk interaksi pelanggan baik itu lewat telepon, e-mail, masukan di situs atau hasil pembicaraan dengan staf sales dan marketing.
3. CRM adalah sebuah strategi bisnis menyeluruh dalam suatu perusahaan yang memungkinkan perusahaan tersebut secara efektif bisa mengelola hubungan dengan para pelanggan.

 Arsitektur CRM

Sistem CRM ini memiliki hubungan dengan bagian-bagian lain sesuai dengan bagan berikut ini:

1. CRM – Marketing merupakan Hubungan antar bagian ini dibutuhkan pada saat pengiriman SMS broadcast ke seluruh pelanggan. Hal ini dikarenakan isi pesan yang dikirimkan tersebut bergantung pada strategi pemasaran yang diterapkan oleh bagian marketing.
2. CRM – Sales merupakan Hubungan ini terutama untuk penindaklanjutan keluhan pelanggan. Kasus yang berhubungan dengan sales antara lain apabila pelanggan menanyakan status order mereka yang belum ditanggapi oleh bagian sales.
3. CRM – Service merupakan Hubungan ini untuk fasilitas service appointment folder dimana perlu adanya cross-check dengan bagian service (bengkel). Hubungan ini juga dapat digunakan untuk penindaklanjutan keluhan pelanggan. Kasus yang berhubungan dengan service antara lain apabila pelanggan menanyakan kondisi terakhir kendaraan mereka yang sedang diperbaiki.
4. CRM – Quality Control merupakan Hubungan ini terutama untuk penindaklanjutan keluhan pelanggan. Kasus yang berhubungan dengan quality control antara lain apabila pelanggan mengeluhkan kerusakan dan kecacatan komponen kendaraan mereka, yang bukan disebabkan oleh penggunaan tetapi hasil dari produksi pabrik.
5. CRM – Shipment merupakan Hubungan ini terutama untuk penindaklanjutan keluhan pelanggan. Kasus yang berhubungan dengan shipment antara lain apabila pelanggan menanyakan status pengiriman order mereka yang belum sampai.
6. CRM – Branch Management merupakan Hubungan ini terutama untuk kegiatan sinkronisasi data antara pusat dan cabang. Cabang akan memberikan trigger untuk melakukan sinkronisasi. Hubungan ini juga dapat digunakan untuk informasi.

Internet memungkinkan terjadinya komunikasi jarak jauh dan bersifat global, sehingga pihak perusahaan dan pelanggan atau calon pelanggan dapat saling berinteraksi tanpa dibatasi oleh waktu dan tempat. Melalui pemanfaatan internet sebuah perusahaan dapat menjangkau konsumen dalam skala global dengan modal yang terbatas, serta melakukan kegiatan bisnis seperti promosi, pengenalan produk, penjelasan produk, harga produk sampai dengan transaksi penjualan produk yang dapat lebih memanjakan konsumen.

Selain itu perusahaan dapat melakukan analisis mengenai customer berdasarkan kriteria tertentu seperti melakukan analisis yang dapat dihasilkan sangat beragam berdasarkan data informasi yang masuk, berupa pertanyaan, pengaduan, ataupun saran customer sering membantu perusahaan untuk memperbaiki produk dan service-nya. Dapat menampilkan warning atau reminder seperti mengucapkan selamat ulang tahun lebih dulu dibandingkan pasangan atau kenalan customer tersebut sehingga membuat customer tersanjung, ini merupakan salah satu contoh kegunaan warningatau reminder pada sistem CRM. Tidak terbatas hanya untuk memanjakan customer, warning, atau reminder juga dapat digunakan untuk mengingatkan customer pada event tertentu, misalnya tanggal jatuh tempo produk/service tertentu, hal ini akan membantu memperlancar kegiatan bisnis sehingga perusahaan dapat membangun hubungan yang bersifat langsung dengan konsumen (direct marketing).

Bila sudah terjadinya CRM berbasis internet seperti diatas, maka perusahaan mendapatkan keuntungan sebagai berikut :

1. Meningkatkan Laba Perusahaan dengan cara menggunakan hubungan yang sudah ada antara perusahaan dan pelanggan.
2. Menciptakan pelayanan yang memuaskan menggunakan informasi yang terintegrasi. Dengan menggunakan informasi pelanggan yang lebih baik dalam mencukupi kebutuhan pelanggan, dapat menghemat waktu pelanggan dan mengurangi frustasi.
3. Menampilkan konsistensi, prosedur dan proses saluran jawaban. Dengan meningkatnya saluran hubungan pelanggan, banyak pekerja pula yang tercakup dalam transaksi penjualan. Tanpa ukuran atau kompleksitas perusahaan harus memperbaiki proses dan konsistensi prosedural dalam pengelolaan akuntan dan penjualan.

Dengan adanya internet maka pencapaian tujuan dari CRM dilakukan secara lebih cepat dan maximal.

 Fungsi dari CRM

Sebuah sistem CRM harus bisa menjalankan fungsi:

1. Mengidentifikasi faktor-faktor yang penting bagi pelanggan.
2. Mengusung falsafah customer-oriented (customer centric).
3. Mengadopsi pengukuran berdasarkan sudut pandang pelanggan.
4. Membangun proses ujung ke ujung dalam melayani pelanggan.
5. Menyediakan dukungan pelanggan yang sempurna.
6. Menangani keluhan/komplain pelanggan.
7. Mencatat dan mengikuti semua aspek dalam penjualan.
8. Membuat informasi holistik tentang informasi layanan dan penjualan dari pelanggan.

Oleh karena itu agar sebuah sistem CRM dapat menjalankan fungsinya, maka diperlukan:

1. Perencanaan bisnis yang matang.
2. Mendefinisikan tujuan dan sasaran dari penerapan CRM.
3. Menentukan batasan-batasan dari CRM menurut strategi yang ditetapkan.
4. Menentukan standar aturan penanganan strategi berdasarkan informasi dari system CRM seperti perubahan, perbaikan dan pemantapan strategi.
5. Menentukan parameter dan standar pengukuran keberhasilan penerapan CRM.

 Manfaat dari CRM

Adapun manfaat dari CRM ialah :

1. Jumlah konsumen bertambah, yaitu mencari konsumen baru disamping tetap memelihara tingkat kepuasan konsumen yang sudah ada.
2. Mengetahui tingkat kepemilikan perusahaan pada konsumen, yaitu dengan mengetahui kebutuhan konsumen.
3. Mengetahui kebutuhan konsumen pada masa yang akan datang, yaitu melalui hasil transaksi yang sudah dilakukan dan dari hasil analisa data-data transaksi yang sudah terkumpul.
4. Mengetahui ketidaknormalan pada setiap aktivitas transaksi, yaitu mengetahui tindak kriminal seperti penipuan dan lain sebagainya.
5. Mengetahui perbaiakn yang harus dilakukan pada service yang diberikan kepada konsuman.
6. Mampu menganalisa pola data transaksi, sebagai contoh mampu mengetahui kombinasi produk yang akan dijual pada waktu-waktu tertentu.
7. Mengurangi resiko operasional, yaitu dengan mengetahui prediksi yang akan terjadi dan kesalahan yang pernah dilakukan melalui customer history.

 Kelemahan dari CRM

Adapun kelemahan dari CRM ialah :

1. Kelebihan data pelanggan atau informasi tentang pelanggan tidak dikelola dengan benar sehingga bisa menyebabkan kegagalan proyek CRM.
2. Tidak ada sistem CRM datang dimuat dengan informasi pelanggan.
3. Implementasi CRM akan menyebabkan budaya perubahan dalam organisasi, terutama dikalangan staf.

 Tipe CRM

1. Operational CRM

Operasional CRM mendukung proses bisnis dari“Front office”, contohnya bagian pemasaran dan staff pelayanan.

2. Analytical CRM

Analytical CRM secara umum membuat penggunaan data mining dan  tehnik lainnya untuk mengeluarkan hasil yang berguna untuk pengambilan keputusan.

3. Sales Intelligence CRM

Sales Intelligence CRM serupa dengan Analytical CRM, tetapi lebih  dimaksudkan sebagai alat penjualan secara langsung.

4. Campaign Management

Campaign management mengkombinasikan elemen-elemen dari Operational dan Analytical CRM.

5. Collaborative CRM

Collaborative CRM meliputi aspek-aspek perjanjian perusahaan dengan pelanggan yang ditangani oleh beberapa departemen dalam perusahaan, seperti penjualan, technical support dan pemasaran.

6. Consumer Relationship CRM

Consumer Relationship System (CRS) meliputi aspek-aspek perjanjian perusahaan dengan pelanggan yang ditangani oleh pusat kontak Consumer Affair dan Customer Relations dalam sebuah perusahaan.

Kendala Penerapan CRM

Dalam melakukan CRM perusahaan juga harus melakukan beberapa hal  yang menjadi kendala dalam  menerapkan CRM, Kendala yang dimaksud adalah:

1. Pada aplikasi TI, terbuangnya feature atau kelebihan-kelebihan yang ditawarkan TI dengan percuma.
2. Pelanggan tetap mengeluh.
3. Hubungan dengan pelanggan tetap transaksional.
4. Tidak ada peningkatan efisiensi.
5. Staf sales dan marketing masih saling menyembunyikan data.
6. Keuntungan perusahaan masih stagnan.

Cara Membuat CRM Berhasil

Dalam pelaksanaan CRM yang dilakukan oleh perusahaan, perusahaan harus melakukan beberapa tahapan, yaitu:

1. Perencanaan bisnis yang matang.
2. Mendefinisikan tujuan dan sasaran dari penerapan CRM.
3. Menentukan batasan-batasan dari CRM menurut strategi yang ditetapkan.
4. Menentukan parameter dan standar pengukuran keberhasilan penerapan CRM.
5. Menentukan standar aturan penanganan strategi berdasarkan informasi dari system CRM seperti perubahan, perbaikan dan pemantapan strategi.

Selain tahapan diatas perusahaan juga harus memperhatikan hal – hal penting yang harus  ditentukan sebelum melakukan CRM, antara lain:

1. Sasaran yang ingin dicapai bersifat jangka panjang.
2. Sesuai dengan sasaran yang telah ditentukan perusahaan.
3. Hasil yang dicapai dapat menjadi sasaran kunci bagi bisnis perusahaan.
4. Penerapan CRM dapat mengurangi biaya perusahaan secara keseluruhan.
5. Nilai resiko akibat penerapan CRM.

sumber :

https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_pemrosesan_transaksi

http://irfandudin.blog.uns.ac.id/2015/12/19/sistem-informasi-fungsional-enterprise-resource-planning-erp-customer-relationship-management-crm/

http://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-supply-chain-management-manajemen-rantai-pasokan/